[93.] Jak znaleźć organizację pozarządową do współpracy przy projektach CSR

Macie pomysł na kampanię edukacyjną, skierowaną do grup odbiorców, które są istotne z punktu widzenia waszego biznesu? Zadbaliście o budżet, ustaliliście kiedy program ma się zacząć i zakończyć, jakie ma osiągnąć cele i… STOP, bo do osiągnięcia tych celów potrzebujecie partnera, neutralnego, działającego w obszarze, który was interesuje i który swoim wsparciem uwiarygodni waszą kampanię? Najchętniej żeby to była jakaś organizacja pozarządowa, prężnie działająca, ale może nie tak znana i duża, jak te kojarzone z aktorami, czy sportowcami?

Szefowa fundacji Emerging Voices (w środku)
z wolontariuszkami, Bogota, Kolumbia

Badacie więc rynek, najpierw lokalnie, potem w regionie. Przeglądacie strony internetowe wybranych fundacji czy stowarzyszeń, szukacie na ich temat publikacji. Na tzw. shortlistę wybieracie 3-5 organizacji, które wam najbardziej pasują do założeń kampanii. I wtedy zaczynają się rodzić kolejne pytania: czy dawać pieniądze, czy nie? Na jakich warunkach? Jak rozpoznać, że to wiarygodna organizacja pozarządowa? Skąd wiadomo, że działa zgodnie ze statutem? Co złego może się przydarzyć w trakcie realizacji kampanii, co mogłoby negatywnie wpłynąć na wizerunek waszej firmy?

Proponuję przyjrzeć się wybranym organizacjom bliżej i nawiązać współpracę uwzględniając sześć poniższych etapów:

Etap 1 – bezpośredni kontakt z organizacją

Najlepiej się spotkać i, o ile to możliwe, w siedzibie NGO. Będziecie mili szansę nie tylko przyjrzeć się jak się tam pracuje, w jakich warunkach, ale także poprosić o pokazanie na przykład materiałów promocyjnych z działań prowadzonych przez organizację. Zapytajcie o procedury zarządzania finansami – już na takim etapie daje się czasem wyczuć sygnały braku decyzyjności, braku danych, czy zwyczajnie bałaganu organizacyjnego.

Etap 2 – podjęcie decyzji o współpracy

Jeśli po spotkaniu wydaje wam się, że organizacja jest w porządku, to na etapie podejmowania decyzji można poprosić o dodatkowe informacje, dane, czy dokumenty. Warto ustalić wstępne założenia współpracy, przemyśleć i zwerbalizować korzyści dla obu stron, ale także konieczny wkład pracy – liczbę zaangażowanych osób, zakres prac, okres wsparcia przy projekcie itd.

Etap 3 – podpisanie umowy i rozpoczęcie kampanii

Bardzo rekomenduję podpisanie umowy, albo przynajmniej listu intencyjnego z organizacją, gdzie będą doprecyzowane obowiązki i prawa obu stron, i wszystkie istotne szczegóły współpracy. Mówi się, że umowy podpisuje się na złe czasy. Wiadomo, że będziecie opierać się na zaufaniu i profesjonalizmie, ale trzeba tak sformułować umowę, by w razie konfliktu obie strony były tak samo chronione.

Etap 4 – realizacja kampanii

Pomocny dla obu stron będzie szczegółowo rozpisany plan działań z zaznaczeniem, która strona za co odpowiada i w jakim czasie mają być zrealizowane planowane akcje. Jeśli w grę wchodzi budżet powierzony organizacji, to warto zadbać o ustalenie formy raportowania wydawanych środków. Przekażcie także wszelkie wzory dokumentów, jak też wymagania, jakie ma wasza księgowość, czy sponsorzy projektu (np. dyrektor działu marketingu, albo wręcz sam prezes). Mając takie wytyczne organizacji będzie łatwiej przygotować sprawozdanie, w wy otrzymacie dokładnie to, z czego jesteście rozliczani.

Etap 5 – rozliczenie i zakończenie kampanii

Jeśli potrzebujecie od organizacji coś więcej niż tylko rozliczenie finansowe po zakończeniu kampanii, to poinformujcie o tym i przekażcie, czego oczekujecie: dokumentacji fotograficznej, podsumowującej prezentacji, opisu przeprowadzonych działań? Jeśli organizacja wywiązała się z umowy, przygotowanie takiego raportu nie będzie dla niej problemem. Inteligentne organizacje wiedzą, że od sprawozdania końcowego zależy często dalsza współpraca z firmą.

Etap 6 – dalsze kroki

Zakończenie kampanii to nie koniec relacji firmy z NGO, a często wręcz dobry początek. Po udanej współpracy firma jest bardziej skłonna powierzyć kolejne programy sprawdzonej już organizacji, a nawet wspierać ją poza planowanymi kampaniami, niż szukać nowej (o ile nie wymaga tego nowa koncepcja) i od początku ją sprawdzać. Ten etap sprzyja też ustaleniom, jaka formuła współpracy będzie najlepsza dla obu stron w przyszłości, jakie kanały komunikacji zadziałały najlepiej i jakie „learningi” wyciągnęły obie strony podczas kampanii.

Aby znaleźć właściwego partnera do współpracy trzeba się uważnie i szeroko rozejrzeć, nie podejmować pochopnych decyzji, czasem pójść na kompromis, ale tylko wtedy macie gwarancję na relację „win-win”.